POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  

1. OBJETIVO

Definir las políticas y normas corporativas para el tratamiento de datos personales, el cual podrá implicar la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de los mismos, con el fin de dar cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

2. ALCANCE

Las políticas y normas aquí establecidas son aplicables a los datos personales que se encuentran en las bases de datos de DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. y a los titulares de los mismos, incluidos los funcionarios y el encargado del tratamiento de la información.

 

3. MARCO LEGAL

- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: “Todas las personas tienen derecho a su

intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.

- Ley Estatutaria 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

- Decreto  1377  de  2013  del  Ministerio  de  Comercio,  Industria  y  Turismo:  “Por  el  cual  se

reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

 

4. DEFINICIONES

 

- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

- Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de       datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,             circulación o supresión.

- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se  pretende dar a los datos personales.

- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

- Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. quiere garantizar que la comunicación que se realice con terceros se haga en forma eficiente, para ello, en su condición de Responsable y Encargado realiza el tratamiento de los datos personales el cual implica la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de sus datos para los siguientes fines:

a. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y productos, para facilitar el acceso general a la información del interés del tercero;

b. Ofrecer nuestros productos y servicios;

c. Informar sobre nuestros nuevos productos y servicios; y,

d. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y funcionarios.

 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

La Ley 1581 de 2012 establece los siguientes derechos para los titulares de los datos personales:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar  ante  la  Superintendencia  de  Industria y Comercio  quejas  por  infracciones  a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g. Conocer el carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando versen sobre datos sensibles, entendidos éstos como aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o, sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes.

 

7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Nombre - Razón Social: Dos Diseño Exhibición S.A.S.

NIT.: 900.247.313-6

Domicilio: Calle 14 No. 31- 53 Bogotá D.C.

Teléfono: 7431973

Página Web: www.dosdiseno.com

8. POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS

 

8.1 GENERALIDADES

 

1. DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. ha identificado a las siguientes áreas como responsables de capturar los datos personales de personas naturales y jurídicas: gerencia, área comercial, compras, contabilidad y dirección administrativa. Y el área responsable de realizar Tratamiento sobre los datos personales es la dirección administrativa.

 

2. El área responsable del Tratamiento debe garantizar que la información del titular sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En ningún caso el responsable del tratamiento podrá realizar el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.

 

3. El área responsable del Tratamiento debe garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

4. El área responsable del Tratamiento debe asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

 

5. DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. no captura ni realiza tratamiento a los datos sensibles de los titulares contenidos en sus bases de datos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

6. En caso que las áreas antes mencionadas transmitan o transfieran una base de datos a otra entidad, deben garantizar que cuentan con la autorización de los titulares para realizar esta acción. Así mismo, estas áreas deben llevar registro de los datos entregados y el nombre de la entidad que los recibió. Toda entidad que reciba estas bases de datos, solo podrá usar la información para los propósitos que se encuentran definidos en la autorización otorgada por el titular de los datos a DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S..

 

7. El área responsable del Tratamiento debe garantizar que la información contenida en sus bases de datos, se encuentran bajo las condiciones mínimas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

8. En caso que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. notificará oportunamente de esta situación a la autoridad en protección de datos personales (Superintendencia de Industria y Comercio).

 

8.2 AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

 

1. El área responsable del Tratamiento debe solicitar al titular la autorización previa para capturar y dar tratamiento a sus datos personales e informarle:

- El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.

- Los derechos que le asisten como titular de acuerdo al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

- La identificación, dirección física o electrónica y el teléfono de DOS DISEÑO EXHIBICION

S.A.S. como Responsable del Tratamiento.

2. El área responsable del Tratamiento no debe capturar su información personal de quienes no estén registrados en las bases de datos de DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. y/o no otorguen la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

 

3. En caso que un titular registrado en las bases de datos de DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. desee revocar la autorización o no autorizar el tratamiento de sus datos personales, el área Responsable del Tratamiento debe pedirle que gestione dicha solicitud a través del correo info@dosdiseno.com y/o  agordillo@dosdiseno.com de DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S.

4. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el tiempo establecido para dar respuesta a las solicitudes de supresión de datos personales es de quince (15) días hábiles.

 

5. El área responsable del Tratamiento está en la obligación de conservar la autorización otorgada o supresión solicitada por el titular y entregar una copia en caso que sea solicitada por el titular.

8.3 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. El área responsable del Tratamiento debe garantizar el derecho del titular a obtener en cualquier

momento y sin restricciones información acerca de la existencia de los datos que le conciernen.

 

2. En ningún caso El área responsable del Tratamiento podrá realizar el tratamiento de los datos sin la autorización del titular.

 

3. En ningún caso El área responsable del Tratamiento podrá realizar el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública (nombre y datos del registro civil) bajo la respectiva aprobación de su representante.

 

4. En ningún caso se realizará tratamiento a los datos sensibles de los titulares contenidos en las bases de datos (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012).

 

8.4 CONSULTAS

Toda solicitud de consulta radicada por medio escrito, debe direccionase al área Administrativa de tres (3) día hábiles contados a partir de la fecha de recibido. El área responsable del Tratamiento debe gestionar la respuesta a dicha solicitud, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012.

 

En caso que DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. no se pueda atender la consulta en el tiempo establecido, el área responsable del tratamiento debe informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

El área responsable del Tratamiento debe garantizar que se conservan los registros de las solicitudes y de las respuestas dadas a los titulares.

 

8.5 RECLAMOS

DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. ha establecido que el titular podrá interponer un reclamo con

relación a sus datos personales, a través del correo info@dosdiseno.com.

 

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el reclamo debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección y estar acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En  caso  de que  DOS DISEÑO  EXHIBICION S.A.S.  no  sea  competente para  resolver el  reclamo interpuesto, le informará la situación al interesado y dará traslado a quien corresponda en los términos y plazos establecidos por la ley.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibido. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se debe informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no debe superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

En caso que la Superintendencia de Industria y Comercio identifique un riesgo que vulnere los derechos fundamentales del titular, podrá solicitar a DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. el bloqueo temporal de los datos y el área responsable del tratamiento deberá garantizar que se efectúe esta acción en el menor tiempo posible.

 

DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. y El área responsable del Tratamiento de los datos personales, deben brindar toda la información que la Superintendencia de Industria y Comercio requiera para el ejercicio efectivo de sus funciones.

9. SANCIONES

De acuerdo con el Artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) SMMLV al momento de la imposición de la sanción.

b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6)

meses.

c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

 

El incumplimiento de las políticas de Protección de Datos Personales de DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S., de la Ley 1581 de 2012 o del Decreto 1377 de 2013, por parte de cualquier funcionario da lugar a que se tipifique el delito de “Violación de Datos Personales” consagrado en el artículo 269F del Código Penal Colombiano, según el cual: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

 

10. VIGENCIA

Las políticas de Protección de Datos Personales de DOS DISEÑO EXHIBICION S.A.S. rigen a partir del

25 de enero de 2016 – versión 1, y cubren las bases de datos que estén sujetas a tratamiento por parte de la Empresa de acuerdo con lo establecido contractual y/o legalmente.

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